Yeni Seçilen Yöneticinin Yapması Gerekenler İlk 100 Gün: Eksiksiz Kontrol Listesi

YENİ BİNADA ADIM ADIM YAPILACAKLAR: EKSİKSİZ PRATİK REHBER

1. ADIM: TOPLANTI VE ACİL KONTROL LİSTESİ (İlk 7 Gün)

• Toplantı yap, telefon grubu kur. Henüz yönetici yoksa en aktif/tecrübeli 2-3 kişi geçici ekip oluştursun.
• Binayı baştan aşağı kontrol et, fotoğrafla belgele: Tüm ortak alanlar (garaj, merdiven, çatı, hidrofor, kalorifer dairesi). Çatlak, sızıntı, bozuk cam, eksik boya varsa YAPIMCIDAN (müteahhitten) yazılı olarak tamir iste. İMZALI TUTANAK TUT.
• Acil durum malzemelerini kontrol et: Yangın tüpleri dolumu yapıldı mı? Merdiven/otopark aydınlatması çalışıyor mu?
• Geçici temizlik anlaşması yap: İnşaat artıklarının temizliği için.

2. ADIM: YASAL VE MALİ ALTYAPIYI KUR (İlk 30 Gün)

• Yönetici Seçim Toplantısını Acele Yap: Yukarıdaki gibi resmi toplantı ile yöneticiyi seçin. YÖNETİCİ SEÇİLMEDEN HİÇBİR RESMİ İŞLEM YAPILAMAZ. Yönetici, kat maliklerini temsil yetkisine sahip olur.
• VERGİ NUMARASI AL (Kritik Adım): Yönetici, bina tüzel kişiliği adına Vergi Dairesi'ne giderek "Kat Mülkiyeti Konut Yöneticisi" sıfatıyla vergi numarası alacak. Gerekli evraklar: Toplantı tutanağı (noter onaylı sureti daha iyidir), yöneticinin kimliği, bina adresi. BU NUMARA OLMADAN BANKA HESABI AÇILMAZ, RESMİ FATURA KESİLMEZ.
• BANKA HESABI AÇ: Alınan vergi numarası ve yönetim toplantı tutanağı ile bankaya gidilir. Bina adına (ör: "Falanca Sokak No:5 Kat Mülkiyeti Yönetim Hesabı") bir mevduat/tasarruf hesabı açtırın. İmza yetkisi yönetici ve bir yardımcısında olmalı.
• İLK AİDATI TOPLA VE GİDERLERİ BAŞLAT: Acil giderler (elektrik, su, temizlik) için geçici bir aidat (ör: 200-300 TL) belirleyip toplayın. Paranın güvenliği için banka hesabı şart.

3. ADIM: HİZMET ALIMLARI VE SÖZLEŞMELER (İlk 60 Gün)

• Asansör Bakım Sözleşmesi: Zorunludur! Periyodik kontroller için firmayla anlaşın.
• Kombi/Kalorifer Bakımı: Merkezi sistemse mutlaka bakım anlaşması yapın.
• Düzenli Temizlik Anlaşması: Ortak alanlar için bir temizlik firması veya görevli ile anlaşın.
• Çöp Anlaşması: Belediye ile iletişime geçin, konteyner yeri ayarlayın.
• Güvenlik Sistemi: Dijital kapı telefonu/kamera sistemi kurulması kararlaştırılır, teklif alınır.

4. ADIM: SİGORTA VE UZUN VADELİ PLAN (İlk 100 Gün)

• Zorunlu Deprem Sigortası (DASK): Binanızın DASK'ı yapılmış mı? Tapu alırken yapılır ama kontrol edin. Ortak alanların (merdiven, garaj) sigortası yönetim tarafından yaptırılmalıdır.
• Yangın Sigortası: DASK yangını kapsamaz. Ortak alanlar için ayrıca yangın sigortası yaptırın.
• "Bakım Fonu" (Ayrı Bütçe Kalemi): Aidatın belirli bir yüzdesi (ör: %20) ilerideki büyük masraflar (cephe boyası, çatı onarımı) için ayrılsın. Bunu sakinlere açıkça anlatın.
• İç Yönetmelik Taslağını Hazırla: Gürültü, site/bahçe kuralları, çocuk parkı, evcil hayvan gibi konularda yazılı kurallar oluşturup sakinlerle paylaşın.

YÖNETİCİ SEÇİLDİKTEN SONRA YAPILACAKLAR: PRATİK SORUMLULUK LİSTESİ

YÖNETİCİNİN 3 TEMEL GÖREVİ:

1. Parayı (aidatı) düzgün topla ve şeffaf yönet.
2. Binayı ve sistemleri çalışır durumda tut, gerekli hizmet alımlarını yap.
3. Sakinler arasında iletişim ve uyumu sağla, hukuki süreçleri yürüt.

AYLIK / DÜZENLİ YAPILACAKLAR:

• Gelir-Gider Defteri Tut: Banka hesap ekstresi ile uyumlu olmalı. Her kuruş nereye gitti, kayıt altında olmalı.
• Makbuz/Fatura Topla: Temizlik, bakım, elektrik faturalarını düzenli olarak sakla. (Vergi denetimi için 5 yıl saklama zorunluluğu var).
• Aylık / Üç Aylık Rapor Hazırla: Excel tablosu ile "Bu ay toplanan aidat: X TL", "Bu ay yapılan giderler: Temizlik: A TL, Elektrik: B TL, Asansör Bakım: C TL, Kalan: Y TL" şeklinde WhatsApp grubuna ve girişe as. Şeffaflık güveni artırır.
• Ortak Alanları Kontrol Et: Temizlik yapılmış mı? Lambalar yanıyor mu? Bir sorun varsa ilgili firmayı ara.
• Aidat Takibi Yap: Ödemeyenler için önce kibarca hatırlat, sonra yazılı ihtar gönder. Gerekirse hukuki yolu başlat (bu süreç toplantıda karara bağlanmalı).

YILLIK / DÖNEMSEL YAPILACAKLAR:

• Genel Kurul Toplantısı: Yılda en az bir kere ZORUNLU olarak toplanın. Bütçe, aidat artışı, büyük onarımlar oylanır.
• Bakım Anlaşmalarını Yenile: Asansör, kalorifer bakım sözleşmelerinin süresi bitiyor mu, kontrol et.
• Bina Teknik Kontrolü: Çatı, cephe, su depoları, elektrik panosu kontrolünü bir usta ile yap.
• Yöneticilik süren bitiyorsa veya bırakmak istiyorsan, devir teslim tutanağı hazırla. Tüm evraklar, bakiye para, anahtarlar, şifreler yeni yöneticiye eksiksiz devredilsin.

ÖNEMLİ UYARI: Yönetici, şahıs olarak sorumlu değildir, kararlar toplantıda alınır, yönetici sadece uygular. Ancak kayıtları düzgün tutmaz, aidatları şahsi hesabında toplarsa büyük sorumluluk altına girer. Her işlem bina adına ve banka hesabından yapılmalıdır.

Yazar: Levent ASAR