Yeni Seçilen Yöneticinin Yapması Gerekenler İlk 100 Gün: Eksiksiz Kontrol Listesi

YENİ BİNADA ADIM ADIM YAPILACAKLAR: EKSİKSİZ PRATİK REHBER

1. ADIM: TOPLANTI VE ACİL KONTROL LİSTESİ (İlk 7 Gün)

• Toplantı yap, telefon grubu kur. Henüz yönetici yoksa en aktif/tecrübeli 2-3 kişi geçici ekip oluştursun.
• Binayı baştan aşağı kontrol et, fotoğrafla belgele: Tüm ortak alanlar (garaj, merdiven, çatı, hidrofor, kalorifer dairesi). Çatlak, sızıntı, bozuk cam, eksik boya varsa YAPIMCIDAN (müteahhitten) yazılı olarak tamir iste. İMZALI TUTANAK TUT.
• Acil durum malzemelerini kontrol et: Yangın tüpleri dolumu yapıldı mı? Merdiven/otopark aydınlatması çalışıyor mu?
• Geçici temizlik anlaşması yap: İnşaat artıklarının temizliği için.

2. ADIM: YASAL VE MALİ ALTYAPIYI KUR (İlk 30 Gün)

• Yönetici Seçim Toplantısını Acele Yap: Yukarıdaki gibi resmi toplantı ile yöneticiyi seçin. YÖNETİCİ SEÇİLMEDEN HİÇBİR RESMİ İŞLEM YAPILAMAZ. Yönetici, kat maliklerini temsil yetkisine sahip olur.
• VERGİ NUMARASI AL (Kritik Adım): Yönetici, bina tüzel kişiliği adına Vergi Dairesi'ne giderek "Kat Mülkiyeti Konut Yöneticisi" sıfatıyla vergi numarası alacak. Gerekli evraklar: Toplantı tutanağı (noter onaylı sureti daha iyidir), yöneticinin kimliği, bina adresi. BU NUMARA OLMADAN BANKA HESABI AÇILMAZ, RESMİ FATURA KESİLMEZ.
• BANKA HESABI AÇ: Alınan vergi numarası ve yönetim toplantı tutanağı ile bankaya gidilir. Bina adına (ör: "Falanca Sokak No:5 Kat Mülkiyeti Yönetim Hesabı") bir mevduat/tasarruf hesabı açtırın. İmza yetkisi yönetici ve bir yardımcısında olmalı.
• İLK AİDATI TOPLA VE GİDERLERİ BAŞLAT: Acil giderler (elektrik, su, temizlik) için geçici bir aidat (ör: 200-300 TL) belirleyip toplayın. Paranın güvenliği için banka hesabı şart.

3. ADIM: HİZMET ALIMLARI VE SÖZLEŞMELER (İlk 60 Gün)

• Asansör Bakım Sözleşmesi: Zorunludur! Periyodik kontroller için firmayla anlaşın.
• Kombi/Kalorifer Bakımı: Merkezi sistemse mutlaka bakım anlaşması yapın.
• Düzenli Temizlik Anlaşması: Ortak alanlar için bir temizlik firması veya görevli ile anlaşın.
• Çöp Anlaşması: Belediye ile iletişime geçin, konteyner yeri ayarlayın.
• Güvenlik Sistemi: Dijital kapı telefonu/kamera sistemi kurulması kararlaştırılır, teklif alınır.

4. ADIM: SİGORTA VE UZUN VADELİ PLAN (İlk 100 Gün)

• Zorunlu Deprem Sigortası (DASK): Binanızın DASK'ı yapılmış mı? Tapu alırken yapılır ama kontrol edin. Ortak alanların (merdiven, garaj) sigortası yönetim tarafından yaptırılmalıdır.
• Yangın Sigortası: DASK yangını kapsamaz. Ortak alanlar için ayrıca yangın sigortası yaptırın.
• "Bakım Fonu" (Ayrı Bütçe Kalemi): Aidatın belirli bir yüzdesi (ör: %20) ilerideki büyük masraflar (cephe boyası, çatı onarımı) için ayrılsın. Bunu sakinlere açıkça anlatın.
• İç Yönetmelik Taslağını Hazırla: Gürültü, site/bahçe kuralları, çocuk parkı, evcil hayvan gibi konularda yazılı kurallar oluşturup sakinlerle paylaşın.

YÖNETİCİ SEÇİLDİKTEN SONRA YAPILACAKLAR: PRATİK SORUMLULUK LİSTESİ

YÖNETİCİNİN 3 TEMEL GÖREVİ:

1. Parayı (aidatı) düzgün topla ve şeffaf yönet.
2. Binayı ve sistemleri çalışır durumda tut, gerekli hizmet alımlarını yap.
3. Sakinler arasında iletişim ve uyumu sağla, hukuki süreçleri yürüt.

AYLIK / DÜZENLİ YAPILACAKLAR:

• Gelir-Gider Defteri Tut: Banka hesap ekstresi ile uyumlu olmalı. Her kuruş nereye gitti, kayıt altında olmalı.
• Makbuz/Fatura Topla: Temizlik, bakım, elektrik faturalarını düzenli olarak sakla. (Vergi denetimi için 5 yıl saklama zorunluluğu var).
• Aylık / Üç Aylık Rapor Hazırla: Excel tablosu ile "Bu ay toplanan aidat: X TL", "Bu ay yapılan giderler: Temizlik: A TL, Elektrik: B TL, Asansör Bakım: C TL, Kalan: Y TL" şeklinde WhatsApp grubuna ve girişe as. Şeffaflık güveni artırır.
• Ortak Alanları Kontrol Et: Temizlik yapılmış mı? Lambalar yanıyor mu? Bir sorun varsa ilgili firmayı ara.
• Aidat Takibi Yap: Ödemeyenler için önce kibarca hatırlat, sonra yazılı ihtar gönder. Gerekirse hukuki yolu başlat (bu süreç toplantıda karara bağlanmalı).

YILLIK / DÖNEMSEL YAPILACAKLAR:

• Genel Kurul Toplantısı: Yılda en az bir kere ZORUNLU olarak toplanın. Bütçe, aidat artışı, büyük onarımlar oylanır.
• Bakım Anlaşmalarını Yenile: Asansör, kalorifer bakım sözleşmelerinin süresi bitiyor mu, kontrol et.
• Bina Teknik Kontrolü: Çatı, cephe, su depoları, elektrik panosu kontrolünü bir usta ile yap.
• Yöneticilik süren bitiyorsa veya bırakmak istiyorsan, devir teslim tutanağı hazırla. Tüm evraklar, bakiye para, anahtarlar, şifreler yeni yöneticiye eksiksiz devredilsin.

ÖNEMLİ UYARI: Yönetici, şahıs olarak sorumlu değildir, kararlar toplantıda alınır, yönetici sadece uygular. Ancak kayıtları düzgün tutmaz, aidatları şahsi hesabında toplarsa büyük sorumluluk altına girer. Her işlem bina adına ve banka hesabından yapılmalıdır.